12편에서 웹 클리퍼로 모은 정보를 노션에 저장하는 법을 다뤘습니다. 이번에는 모은 페이지를 다른 사람과 나누는 법을 다룹니다. 노션 페이지를 공유하면 링크 하나만 보내면 되니 편합니다. 다만 공유 버튼을 누르기 전에 권한을 확인하지 않으면, 보기만 했으면 하는 페이지가 편집 가능한 상태로 나가기도 합니다. 오늘은 사람을 초대하는 법부터 링크 공유, 권한 단계, 공유를 거두는 법까지 정리합니다.
1. 공유하기 전에 — 이 페이지는 누구에게 보일까
공유는 페이지 오른쪽 위의 공유(Share) 버튼에서 시작합니다. 버튼을 누르면 지금 이 페이지를 볼 수 있는 사람이 누구인지가 먼저 뜹니다. 내 워크스페이스 멤버인지, 초대한 게스트인지, 링크를 가진 사람인지가 나뉩니다. 하위 페이지는 상위 페이지의 권한을 따라갑니다. 상위 페이지를 공유하면 그 아래 페이지까지 함께 보이는 경우가 많으니, 공유하기 전에 페이지 계층을 한 번 확인하는 것이 좋습니다. 4편에서 다룬 계층 구조가 바로 이럴 때 도움이 됩니다.
2. 사람을 초대해 공유하기 — 이메일로 초대하고 권한을 고릅니다
특정 사람과만 나누고 싶으면 이메일로 초대하는 것이 가장 안전합니다. 공유 화면에서 상대의 이메일 주소를 적고 초대하면, 상대는 노션 계정으로 로그인한 뒤에만 페이지를 볼 수 있습니다. 초대할 때 권한을 함께 정합니다. 보기만 할 수 있는 ‘볼 수 있음’, 댓글까지 달 수 있는 ‘댓글 가능’, 내용을 고칠 수 있는 ‘편집 가능’, 권한까지 바꿀 수 있는 ‘전체 액세스’가 있습니다. 함께 고쳐야 할 문서가 아니라면 ‘볼 수 있음’부터 시작하는 것이 좋습니다. 권한은 나중에 언제든 바꿀 수 있습니다.
3. 링크로 공유하기 — 링크를 가진 사람이 볼 수 있게 됩니다
이메일 주소를 모르는 상대와 나누려면 링크 공유를 씁니다. 공유 화면에서 링크를 복사해 보내면, 링크를 받은 사람은 별도 초대 없이 페이지를 열 수 있습니다. 이 방식은 편하지만 범위가 넓습니다. 링크가 다른 사람에게 전달되면 그 사람도 볼 수 있기 때문입니다. 그래서 링크 공유는 되도록 ‘볼 수 있음’으로 두고, 편집 권한은 사람 초대로만 주는 것이 좋습니다. 민감한 내용이 담긴 페이지는 링크 공유를 켜기 전에 한 번 더 생각해 보세요.
4. 웹에 게시하기 — 링크 공유와는 다릅니다
링크 공유와 웹 게시(Publish)는 다릅니다. 링크 공유는 링크를 아는 사람만 들어오는 문이고, 웹 게시는 검색을 통해서도 들어올 수 있는 공개 페이지에 가깝습니다. 포트폴리오나 안내 페이지처럼 누구나 봐도 되는 페이지만 웹에 게시하는 것이 좋습니다. 웹에 게시할 때는 검색 엔진에 노출할지, 다른 사람이 템플릿으로 복제할 수 있게 할지도 함께 정할 수 있습니다. 이력서나 개인 기록처럼 공개할 필요가 없는 페이지는 웹 게시를 켜지 않는 것이 안전합니다.
5. 권한 단계 한눈에 보기 — 보기, 댓글, 편집, 전체 액세스
권한은 네 단계로 나눠 생각하면 쉽습니다. ‘볼 수 있음’은 읽는 것만 됩니다. ‘댓글 가능’은 읽고 댓글을 다는 것까지 됩니다. ‘편집 가능’은 내용을 고치고 블록을 추가할 수 있습니다. ‘전체 액세스’는 권한을 바꾸고 다른 사람을 초대하는 것까지 됩니다. 함께 쓰는 문서라도 모두가 편집할 필요는 없습니다. 초안은 ‘볼 수 있음’으로 나누고, 의견이 필요하면 ‘댓글 가능’으로 올리고, 함께 고칠 때만 ‘편집 가능’으로 바꾸는 순서가 실수를 줄입니다. ‘전체 액세스’는 페이지를 만든 사람과 꼭 필요한 사람에게만 두는 것이 좋습니다.
6. 공유를 거둘 때 — 초대 취소와 링크 끄기
공유는 거두는 법까지 알아야 끝납니다. 사람 초대는 공유 화면의 목록에서 그 사람을 빼면 됩니다. 그 사람은 그 뒤로 페이지를 열 수 없습니다. 링크 공유는 링크 공유를 끄면 그 링크로는 더 이상 들어올 수 없습니다. 웹 게시도 게시를 취소하면 공개 페이지가 닫힙니다. 프로젝트가 끝나거나 외부와 나누던 문서가 더 이상 필요 없으면, 공유 목록을 열어 남아 있는 초대가 있는지 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 공유한 지 오래된 페이지는 한 달에 한 번씩 목록을 훑어보는 것으로 충분합니다.
마무리
노션 공유는 어렵지 않지만, 권한 확인은 꼭 필요합니다. 사람을 초대할 때는 이메일로, 링크로 나눌 때는 보기만으로, 공개할 페이지만 웹에 게시하는 것이 기본입니다. 오늘은 나눈 페이지가 있다면 공유 화면을 열어 누가 어떤 권한으로 보고 있는지 한 번 확인해 보세요. 권한이 넓게 열려 있는 페이지는 지금 바로 좁히는 것이 가장 쉬운 안전 장치입니다.
노션 시리즈 모아보기
- 1편 — 노션(Notion)이란? 초보자가 당장 시작해야 하는 3가지 이유
- 2편 — 노션 기본 화면 구성과 시간을 단축해 주는 필수 단축키 완벽 정리
- 3편 — 노션 블록 활용법 — 텍스트·이미지·북마크 블록과 깔끔한 레이아웃 나누기
- 4편 — 노션 페이지 계층 구조 이해하기 — 폴더 대신 페이지로 관리하는 법
- 5편 — 노션 데이터베이스 기초 — 표(Table)와 보드(Board) 만들기
- 6편 — 노션 데이터베이스 속성 완벽 이해 — 태그, 날짜, 파일 첨부
- 7편 — 노션 데이터베이스 뷰 전환 — 캘린더·갤러리 뷰 100% 활용법
- 8편 — 노션 관계형·롤업 속성으로 흩어진 데이터 연결하기
- 9편 — 노션 템플릿 복사하고 내 입맛대로 완벽하게 수정하는 방법
- 10편 — 노션 데이터베이스 필터와 정렬로 원하는 정보만 골라 보는 법
- 11편 — 노션으로 나만의 독서 기록장(Reading Tracker) 페이지 만들기
- 12편 — 노션 웹 클리퍼로 인터넷 정보 수집하고 깔끔하게 정리하는 법
다음 편 예고: 노션 API와 외부 서비스(구글 캘린더 등) 연동 기초 활용법 — 곧 발행됩니다.