9편에서 템플릿으로 반복되는 페이지 구조를 아껴 쓰는 법을 다뤘습니다. 틀이 갖춰졌다면, 이제는 쌓인 데이터에서 필요한 것만 골라 볼 차례입니다. 할 일 50개가 들어 있는 표에서 오늘 할 일만 보고 싶을 때, 독서 기록에서 올해 읽은 책만 모아 보고 싶을 때, 필터와 정렬이 없으면 매번 눈으로 훑어야 합니다. 오늘은 노션 데이터베이스에서 필터로 조건에 맞는 항목만 남기고, 정렬로 순서까지 정하는 법을 정리합니다.
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!1. 필터란 — 조건에 맞는 항목만 남기는 것
필터는 데이터베이스에 쌓인 항목 중에서 조건을 만족하는 것만 화면에 남기는 기능입니다. 항목이 지워지는 것이 아니라 가려지는 것이므로, 필터를 풀면 원래 목록이 그대로 돌아옵니다. 예를 들어 상태 속성이 ‘진행 중’인 항목만 보거나, 마감일이 이번 주인 항목만 남길 수 있습니다. 필터는 표를 정리하는 것이 아니라, 지금 봐야 할 것만 보여 주는 안경과 같습니다.
2. 필터 거는 법 — 속성, 조건, 값 세 가지만 고릅니다
데이터베이스 상단의 필터 버튼을 누르고 필터 추가를 선택합니다. 먼저 기준이 될 속성을 고르고, 그다음 조건을 고른 뒤, 마지막으로 값을 정합니다. 텍스트 속성은 ‘포함’이나 ‘같음’ 같은 조건으로 찾고, 날짜 속성은 ‘이전’이나 ‘이후’, ‘이번 주’처럼 기간으로 고릅니다. 선택 속성은 원하는 태그를 고르면 되고, 체크박스 속성은 ‘선택됨’이나 ‘선택 안 됨’으로 나눕니다. 조건을 잘못 골랐다 싶으면 필터 항목을 눌러 다시 고르면 됩니다.
여러 조건을 함께 쓸 때
필터는 하나만 걸 수 있는 것이 아닙니다. 조건을 추가하면 ‘그리고’와 ‘또는’으로 묶을 수 있습니다. ‘그리고’는 모든 조건을 만족하는 항목만 남기고, ‘또는’은 어느 하나라도 만족하면 남깁니다. 예를 들어 상태가 ‘진행 중’이면서 마감일이 이번 주인 항목만 보려면 ‘그리고’로 묶고, 담당자가 나인 항목과 마감이 지난 항목을 함께 보려면 ‘또는’으로 묶습니다. 조건이 세 개 이상이면 그룹으로 묶어 우선순위를 정하는 것이 헷갈리지 않습니다.
3. 정렬하는 법 — 순서까지 정해 두는 것
필터가 무엇을 보여줄지 정한다면, 정렬은 어떤 순서로 보여줄지 정합니다. 데이터베이스 상단의 정렬 버튼에서 정렬 추가를 누르고 기준 속성을 고른 뒤 오름차순과 내림차순 중 하나를 선택합니다. 날짜는 가까운 순이나 먼 순, 숫자는 작은 순이나 큰 순, 이름은 가나다순으로 바꿀 수 있습니다. 정렬도 여러 개를 겹칠 수 있습니다. 예를 들어 상태를 먼저 나누고 그 안에서 마감일 순으로 보려면, 첫 번째 정렬에 상태, 두 번째 정렬에 마감일을 두면 됩니다.
4. 자주 쓰는 조합은 뷰로 저장하기
매번 필터와 정렬을 다시 거는 것은 번거롭습니다. 자주 보는 조합은 뷰로 저장해 두는 것이 좋습니다. 데이터베이스 상단에서 뷰를 복제하거나 새로 만든 뒤, 필터와 정렬을 걸어 두면 그 뷰를 열 때마다 같은 모습으로 보입니다. 예를 들어 ‘오늘 할 일’ 뷰에는 상태가 진행 중이고 마감일이 오늘인 조건을, ‘이번 주 마감’ 뷰에는 마감일이 이번 주인 조건을 넣어 둡니다. 뷰 이름은 조건이 바로 보이게 적어야 나중에 헷갈리지 않습니다.
5. 필터·정렬 쓸 때 자주 하는 실수 세 가지
첫째, 필터를 걸어 둔 채로 항목이 사라졌다고 생각하는 것입니다. 항목이 안 보이면 필터 표시부터 확인합니다. 필터가 걸린 뷰에서는 조건에 맞지 않는 새 항목도 바로 안 보일 수 있습니다. 둘째, ‘또는’을 써야 할 곳에 ‘그리고’를 쓰는 것입니다. 조건을 모두 만족하는 항목이 하나도 없으면 목록이 비어 보입니다. 결과가 비어 있을 때는 조건을 하나씩 풀어 가며 어느 조건이 문제인지 확인합니다. 셋째, 정렬을 걸어 두고 입력 순서를 잊은 채로 쓰는 것입니다. 정렬은 보기 순서일 뿐, 항목 자체의 순서는 바꾸지 않습니다. 새로 넣은 항목이 아래쪽에 있다고 당황하지 말고 정렬 기준을 확인합니다.
마무리
필터와 정렬은 데이터가 많아질수록 빛나는 기능입니다. 오늘은 쓰는 데이터베이스 하나를 골라, 오늘 볼 항목만 남기는 필터 하나와 마감일순 정렬 하나만 걸어 보세요. 그 조합이 편하면 뷰로 저장해 두고, 다음부터는 그 뷰만 열면 됩니다.
노션 시리즈 모아보기
- 1편 — 노션(Notion)이란? 초보자가 당장 시작해야 하는 3가지 이유
- 2편 — 노션 기본 화면 구성과 시간을 단축해 주는 필수 단축키 완벽 정리
- 3편 — 노션 블록 활용법 — 텍스트·이미지·북마크 블록과 깔끔한 레이아웃 나누기
- 4편 — 노션 페이지 계층 구조 이해하기 — 폴더 대신 페이지로 관리하는 법
- 5편 — 노션 데이터베이스 기초 — 표(Table)와 보드(Board) 만들기
- 6편 — 노션 데이터베이스 속성 완벽 이해 — 태그, 날짜, 파일 첨부
- 7편 — 노션 데이터베이스 뷰 전환 — 캘린더·갤러리 뷰 100% 활용법
- 8편 — 노션 관계형·롤업 속성으로 흩어진 데이터 연결하기
- 9편 — 노션 템플릿 복사하고 내 입맛대로 완벽하게 수정하는 방법
다음 편 예고: 노션으로 나만의 독서 기록장(Reading Tracker) 페이지 만들기 — 곧 발행됩니다.